イベント企画のAI業務効率化：会場安全・表示・参加者情報を人に残す運用

効率化する業務と会場安全・開催判断を分ける

AIは企画書・議事録・通常連絡の下書き、タスクと記録の整理、確認候補の提示に利用できます。一方で、会場安全、火気、避難、入場、開催・中止、警備・救護、出演・内容・価格・提供条件の表示、参加者情報の取得・共有・利用目的、契約、事故・苦情・紛争対応の最終判断をAIに委ねません。

確認分担を業務ごとに定める

防火・避難の判断を置き換えない

消防庁は、屋外イベント会場等で火気器具を扱う際の消火器の準備や、指定された大規模な屋外イベント等での防火担当者の選任、火災予防上必要な業務計画の作成・提出を示しています。AIが連絡や記録を整理しても、会場安全、火気、避難、入場、開催・中止、警備・救護、事故対応の判断は主催者と責任者が行います。

参加者情報・表示を置き換えない

個人情報保護委員会は、複数の企業がセミナーの申込受付やアンケートを共同で実施する場合に、各社が取得することが分かる形では各社ごとの利用目的の明示が必要であること等を示しています。参加者情報の取得・共有・利用目的はAIに委ねず、担当者が確認します。消費者庁はコンサートに係る表示について景品表示法に基づく措置命令を公表しており、出演、内容、価格、提供条件などの表示も人が確定します。

よくある質問（FAQ）

Q1. Q1. AIで効率化できる業務は何ですか？

企画書・議事録・通常連絡の下書き、タスクと記録の整理、確認候補の提示に利用できます。

Q2. Q2. AIに会場の安全や開催可否を判断させられますか？

できません。会場安全、火気、避難、入場、開催・中止、警備・救護、契約、事故対応は人が判断します。

Q3. Q3. 効率化後も残すべき記録は何ですか？

安全確認、火気・避難、表示、参加者情報の取扱い、確認者、事故時の連絡と対応を記録します。

参考資料

• 総務省消防庁「屋外イベント会場の防火対策の推進」
• 個人情報保護委員会「複数の企業でセミナーを共催して、申込受付やアンケートを共同で実施する場合等」
• 消費者庁「コンサートの提供事業者3社に対する景品表示法に基づく措置命令について」