都道府県庁のAI活用｜行政サービスと情報管理を守る業務設計

都道府県庁でAI活用の業務設計を検討する担当者には、公開情報・文書・問い合わせを整えながら、行政手続、個人情報、給付・許認可・審査、災害・緊急対応、公式発信を守りたいという検索意図があります。本記事は、文書・記録・問い合わせを整えながら、行政手続、個人情報、契約・調達、公式発信の判断を守りたいための実務的な確認項目をまとめます。行政手続、住民・事業者情報、給付・許認可・審査・処分・契約・調達・補助、災害・緊急対応、個別相談・不利益処分、公開・非公開、個人情報・要機密情報・外部送信・保存・削除、公式発信、インシデント対応は、自治体の担当部署・管理職、情報セキュリティ責任者、関係機関、必要な専門家に確認してください。

AIを行政手続・個人情報・公式発信の判断代替にしない

都道府県庁のAI活用では、住民・事業者情報、申請、許認可、給付、調達、契約、問い合わせ、公開情報、災害情報が関わります。AIは下書きや確認候補を作れますが、行政判断や公式発信を代替するものではありません。

デジタル庁は、行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドラインを公表しています。デジタル庁：行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドラインを確認してください。自治体個別の利用では、所管法令、自治体の規程、調達、情報管理、運用体制に基づき、所管部署・責任者が判断します。

AIは、公開済みの条例・規程・手引き・案内の検索候補、文書・案内・議事録・FAQ・報告書・帳票の下書き、入力漏れ・重複・不整合・問い合わせ・窓口案内・統計の確認候補、公開可能な情報の整理に限定します。行政手続、住民・事業者情報、給付・許認可・審査・処分・契約・調達・補助、災害・緊急対応、個別相談・不利益処分、公開・非公開、個人情報・要機密情報・外部送信・保存・削除、公式発信、インシデント対応の**最終判断は、自治体の担当部署・管理職、情報セキュリティ責任者、関係機関、必要な専門家が担います。**AIの用途を文書・記録・検索の補助に限定し、行政・情報管理の最終判断を責任者に残すことことを前提にしてください。

用途と自治体の担当部署・管理職・情報セキュリティ責任者等の最終判断を分ける実務表

公開済み規程の検索候補、案内文・FAQの下書き、問い合わせ分類、帳票の入力漏れ候補を整える使い方です。AIの出力には誤り、古い情報、重要な制度条件や例外の欠落がある前提で、所管部署が原資料、法令・条例・規程、公式情報、個別の事実に戻って確認できるようにします。

自治体のAI導入と個人情報・要機密情報を確認する

総務省は、自治体におけるAI導入の進め方・留意点、生成AIの利用方法・利用上の留意事項、自治体が作成する生成AIシステム利用ガイドラインのひな形を含むガイドブックを公表しています。総務省：自治体におけるAI活用・導入ガイドブックを参照してください。自治体の規程、所管事務、情報セキュリティポリシー、調達・契約、利用者教育、監査、障害時対応に適合するかを、所管部署・情報セキュリティ責任者等が確認します。

総務省のワーキンググループは、自治体における生成AIの利活用における要機密情報・個人情報の取扱い、個人情報保護法における規律を議題として扱っています。総務省：自治体におけるAIの利用に関するワーキンググループを確認してください。住民・事業者情報、申請書、相談記録、要機密情報を無確認で外部AIに入力・共有しません。

行政機関等の個人情報と外部送信を確認する

個人情報保護委員会は、地方公共団体の機関を含む行政機関等における個人情報の適正な取扱い、利用目的、安全管理、漏えい等、利用・提供、開示等に関するガイドラインを公表しています。個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（行政機関等編）を確認してください。

AI利用では、利用目的、必要性、情報の範囲、要機密性、保存先、外部送信、権限、委託、ログ、保管・削除、監査、インシデント時の連絡を整理します。個別の情報をAIに入力してよいか、公開できるか、他部署・他機関・委託先と共有できるかは、所管部署と情報管理責任者が個別に判断します。

災害・緊急対応・不利益処分で人が担うこと

災害、避難、被害、感染症、事故、給付・許認可・審査・処分、個別相談、情報漏えい等では、AIの出力を待たず、所管手順、関係機関との連携、原情報の確認、責任者への連絡を優先します。AIの要約や候補のみで警報、避難、支援、個人への行政判断、公式発信を決めません。

インシデント時は、事実と判断を分け、情報源、時刻、対象、権限、送信・閲覧の範囲、対応経過を記録します。自治体の担当部署・管理職、情報セキュリティ責任者、関係機関、必要な専門家が、停止・連絡・復旧・公表・再発防止を判断します。

導入・開発を進める手順

最初に、窓口案内、申請・届出、審査・給付・許認可、文書・会議、公開情報、調達・契約、住民・事業者情報、災害・緊急対応、インシデント対応の流れを可視化します。次に、情報資産、公開・非公開、権限、承認、保存、外部送信、AI入力、レビュー、代替手順を定義します。

試行は、行政判断・個人情報・公式発信を変えない公開情報の検索、文書下書き、記録整理から始めます。出力の有用性だけでなく、誤り、制度条件の欠落、個人情報・要機密情報、権限、手動復帰を記録します。所管部署・管理職、情報セキュリティ責任者、関係機関がレビューし、継続・変更・中止を判断します。

よくある質問（FAQ）

Q1. AIで給付や許認可を自動決定できますか？

できません。申請、審査、給付、許認可、処分、例外は所管部署・決裁権者が法令・規程・原資料を確認して判断します。

Q2. AIに住民情報を入力してよいですか？

無確認で入力してはいけません。利用目的、必要性、要機密性、外部送信、保存、権限、委託、削除を確認します。

Q3. AIが作成した案内を公式発信できますか？

そのまま発信しません。正確性、根拠、公開可否、影響範囲、最新性を所管部署と責任者が確認します。

参考資料

• デジタル庁：行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン
• 総務省：自治体におけるAI活用・導入ガイドブック
• 総務省：自治体におけるAIの利用に関するワーキンググループ
• 個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（行政機関等編）