コワーキングのシステム開発：会員・施設安全を残す要件設計

要件で会員・施設安全を人に残す

コワーキング・シェアオフィスのシステム開発では、問合せ分類、通常案内の下書き、点検・清掃記録の整理、確認事項の一覧化を補助する機能を要件にできます。一方で、会員資格、契約、料金、利用停止、解約、入退室可否、避難、施設利用中止、防火・衛生・安全対応、広告の最終判断はシステムやAIに委ねません。要件では対象外の判断、確認者、停止時の代替手順を明記します。

要件・委託・受入で確認する項目

防火・避難・衛生の要件を省略しない

東京消防庁は、防火管理が必要な建物では建物所有者と全てのテナントで防火管理者の選任が必要だと案内しています。要件と受入確認では、避難、施設利用中止、防火管理、通報・連絡をシステムの出力だけで確定しないことを定めます。

厚生労働省は、多数の者が利用する建築物の維持管理に関し、環境衛生上必要な事項を定める制度を案内しています。換気、清掃、設備停止、衛生・安全対応をシステムの出力だけで確定しません。

利用者情報・委託・通信停止の引継ぎを受入確認に入れる

会員・来訪者情報、予約、入退室記録、カメラ画像、顔特徴データを扱う場合は、利用目的、必要性、入力項目、権限、保存先、委託先、再委託、共同利用・第三者提供、障害時の連絡と削除の手順を確認します。個人情報保護委員会のQ&Aを確認し、外部サービスへ渡す情報の範囲を情報管理者が管理します。

受入確認では、誤出力、通信停止、連携停止が起きた場合に、AIを停止して施設管理者、契約責任者、防火管理者が人の手順へ切り替えられることを確認します。

よくある質問（FAQ）

Q1. Q1. 要件定義で最初に決めることは何ですか？

対象業務、扱う情報、対象外の会員・安全判断、確認者、停止時の代替手順を定めます。

Q2. Q2. 委託先に確認することは何ですか？

利用者情報の取扱い、権限、保存、再委託、通信停止、障害時の連絡、変更・終了時の手順を確認します。

Q3. Q3. 受入確認では何を見ますか？

通常操作、権限、誤出力、通信停止、避難・防火、衛生・設備、会員・契約、切替手順を確認します。

参考資料

• 東京消防庁「防火管理者が必要な防火対象物と資格」
• 厚生労働省「建築物衛生のページ」
• 個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドラインに関するQ&A」